Принципы бережливого производства при организации обучения сотрудников предприятий

Введение

На производственных предприятиях иногда подход к обучению сотрудников сводится к выполнению формальных требований. Например обучение по обязательным программам (по охране труда, пожарной безопасности, обязательные аттестации) выполняется только с целью соответствия законодательству. Даже там, где потребность в повышении квалификации по конкретным специальностям требуется не в соответствии с законами, а по производственной необходимости, эти процессы часто носят эпизодический, реактивный характер. Это приводит к тому, что вложив средства и время в обучение, не появляется ощутимого улучшения в работе.

Используя уже знакомые многим руководителям принципы бережливого производства, можно трансформировать обучение сотрудников из формальной процедуры в мощный инструмент развития предприятия.

Бережливое производство – это философия, направленная на постоянное совершенствование, устранение потерь и максимальное создание ценности. И эта философия прекрасно применима к организации обучения.

Цель этой статьи – представить практические инструменты внедрения принципов бережливого производства в систему обучения сотрудников предприятия. Показать, как сделать обучение простым, эффективным и, главное, результативным.

Ценность.

В бережливом производстве все начинается с понимания того, что является ценностью для конечного клиента. Применительно к обучению сотрудников, эта ценность может увеличиваться за счет сложения двух составляющих:

Для сотрудников:

Самосовершенствование: Возможность развивать свои навыки, получать новые знания, чувствовать себя более компетентным и востребованным.
Безопасность: Соблюдение требований безопасности – это не только защита от штрафов, но и, прежде всего, забота о здоровье и жизни каждого работника. Кроме того, качественно организованное обязательное обучение – это снижение рисков, а не просто «выполнение формальности».
Чувство заботы: Инвестиции в действительно ценное обучение показывают сотрудникам, что компания ценит их развитие. Это повышает мотивацию и лояльность.

Для бизнеса:

Соблюдение требований законов: Минимизация рисков штрафов и предписаний со стороны надзорных органов.
Повышение производительности: Квалифицированный сотрудник работает быстрее, точнее и эффективнее.
Снижение ошибок и брака: Обученные сотрудники допускают меньше ошибок, что напрямую влияет на экономические показатели.
Инновации: Развитие компетенций сотрудников способствует генерации новых идей и внедрению более эффективных методов работы.
Лояльность и удержание персонала: Инвестиции в обучение повышают удовлетворенность сотрудников и снижают текучесть кадров.

Один из важных принципов бережливого производства — «никакой работы, если она не создает ценности». Поэтому каждый курс, каждый элемент программы, каждое занятие должно быть пронизано смыслом и направлено на создание ценности в глазах клиента. Если обучение по охране труда не снижает количество инцидентов, а повышение квалификации не приводит к улучшению показателей в работе, то это – потеря ценности.

Поток

В бережливом производстве поток означает создание бесперебойного движения продукта или услуги от начала до конца, без задержек и остановок. Применительно к обучению, это означает выстраивание непрерывного, системного процесса развития компетенций сотрудников, а не разрозненных мероприятий.

От эпизодичности к системности: Вместо того, чтобы реагировать на требования законодательства или возникающие проблемы, стоит создать план обучения, который охватывает все ключевые направления и учитывает жизненный цикл сотрудника на предприятии – от адаптации новых работников до развития опытных специалистов. Например: Одним из требований по безопасности труда является проведение обучения или инструктажей при изменении требований законов. Проблемой является обучение «вдогонку», когда ответственные лица, если они назначены, проводят обучение (иногда просто заставляют расписаться сотрудников в журнале) после выхода нормативного документа. Если такое ответственное лицо пропустило выход документа, то и обучения, даже формальное, проведено не будет. При системном подходе, когда дата обучения назначена, проводящий обучение готовится, возможно выявляя пропущенные события.

"Поток" применение бережливого производства в образовании

Горизонтальный поток знаний: Поощряйте обмен опытом между сотрудниками. Обучение не должно быть исключительно вертикальным (от тренера к сотруднику). Создайте условия для менторства, наставничества, внутренних мастер-классов. Это укрепляет поток знаний внутри предприятия.
Интеграция с рабочими процессами: Обучение должно быть максимально интегрировано в повседневную работу.
Использование современных технологий: Онлайн-платформы, вебинары, интерактивные симуляторы могут обеспечить более гибкий и непрерывный доступ к обучению, позволяя сотрудникам получать знания тогда, когда им это наиболее удобно.
Определение «узких мест» в обучении: Анализируйте, где возникают задержки в получении знаний, где информация теряется или искажается. Это могут быть длительные процедуры согласования, недостаток актуальных материалов, неэффективная логистика. Устранение этих “узких мест” критически важно для создания плавного потока.

Вытягивание

Принцип вытягивания в бережливом производстве означает, что производство запускается только тогда, когда есть реальный спрос на продукт. Нет смысла производить впрок, создавая запасы и потенциальные потери. Применительно к обучению, это означает создание системы, где обучение инициируется потребностью, а не предлагается “на всякий случай”.

Обучение по запросу: Вместо того, чтобы отправлять всех на один и тот же курс, создайте систему, позволяющую сотрудникам и их руководителям инициировать обучение, исходя из конкретных потребностей. Например если вы внедряете новую технику на производство, то можно обратиться в учебный центр, который создаст курс для обучения по работе с этой техникой, найдет специалистов. Часто это более продуктивный метод чем самообразование.
Использование механизма «сигнала» (Kanban): В обучении «сигналом» может служить: запрос от руководителя отдела на развитие компетенций своей команды, результаты аттестации, выявившие недостаток знаний и т.п. Для формализации можно использовать простейшую унифицированную форму заявки обозначения потребности обучения.
Гибкие программы обучения: Учебный центр, как партнер, может предложить создавать курс под ваши нужды. В этом случае заботы по поиску специалистов, созданию программы и т.п. вопросы полностью ложаться на них.
Индивидуальные планы развития: Для ключевых сотрудников можно разработать персональные планы развития, основанные на их карьерных целях и потребностях предприятия. Обучение в таком случае становится ответом на конкретный «запрос» сотрудника и компании.
Вовлечение руководителей: Руководители подразделений должны быть активными участниками процесса. Именно они первыми видят реальные потребности своих команд и могут выступать «вытягивающим» фактором, инициируя обучение.

Потери

В бережливом производстве потери – это все, что не создает ценности. В контексте обучения, потери могут быть очень значительными и часто неочевидными. Дадим интерпритацию терминов относительно обучения

Перепроизводство (обучение, которое не востребовано): Отправка сотрудников на курсы, которые не приносят реальной пользы, не соответствуют их задачам или уже известны.
Ожидание (задержки в процессе обучения): Длительное ожидание согласований, отсутствие актуальных материалов, неэффективная организация самих занятий.
Излишняя транспортировка (перемещение сотрудников без необходимости): Длительные командировки на обучение, когда знания можно получить дистанционно или на месте.
Излишняя обработка (сложные, бюрократические процедуры): Чрезмерно сложные формы заявок, многочисленные согласования, неэффективная система отчетности по обучению.
Излишние запасы (большой объем неиспользуемой информации): Создание огромных библиотек обучающих материалов, которые никто не использует.
Движение (ненужные действия сотрудников во время обучения): Неэффективная логистика внутри учебного центра, неудобное расписание, которое заставляет сотрудников тратить время на переезды.
Дефекты (ошибки в программах обучения, неверная информация): Неактуальные или некорректные программы, ведущие к неправильному усвоению знаний.
Неиспользованный потенциал сотрудников (невовлеченность, отсутствие мотивации): Обучение, которое не учитывает интересы и возможности сотрудников, их нежелание участвовать.

Как устранить потери в обучении:

Точное определение потребностей: Прежде чем инициировать обучение, четко определите, какую проблему оно решает и какого результата вы ожидаете. Для обязательных программ (например охрана труда) обучение может решать проблему соответствия требованиям законов
Сокращение времени цикла обучения: Оптимизируйте процессы от заявки на обучение до получения удостоверения о повышении квалификации.
Фокус на актуальности: Убедитесь, что обучающие программы соответствуют текущим задачам и технологиям, а преподаватели владеют современной информацией и могут ее донести.
Вовлечение и мотивация: Создайте обучение, которое интересно сотрудникам, которое они видят как возможность для развития. Это конечно сложно сделать, для этого существуют различные методы геймофикации и т.п.

Заключение

Применение принципов бережливости в организации обучения – это не про «сделать дешевле» или «быстрее». Это про сделать обучение более целенаправленным, результативным и ценным как для сотрудника, так и для предприятия. Это переход от формального выполнения требований к сознательному управлению процессами развития компетенций.